Tutorial Cara Membuat Absensi Online dengan Google Form. Saat ini hampir semua pertemuan dikerjakan secara online, mulai dari rapat, sekolah, kuliah, pengajian, pelatihan, wawancara, pemasaran, penawaran khusus produk, bahkan resepsi ijab kabul juga dikerjakan secara online. Beberapa aplikasi meeting online seperti Zoom bantu-membantu telah menawarkan ketidakhadiran online di dalam aplikasi tersebut, namun absensi bawaan tersebut tidak fleksibel jika kita memakai lebih dari satu aplikasi meeting online.
Aplikasi yang terkenal dipakai untuk konferensi/meeting online antara lain Zoom Meeting, Google Meet, Cisco Webex Meeting, Microsoft Team, Zoho Meeting. Namun bila penerima konferensi cuma sedikit orang, Anda dapat juga memanfaatkan WhatsApp group video call.
Kekurangan Absensi Online Bawaan Aplikasi Meeting Online
Absensi online bawaan aplikasi seperti Zoom memang mempermudah, tetapi juga ada kelemahan absensi online bawaan aplikasi meeting online ketimbang Google Form, yakni:
- Data absensi tidak terpusat sehingga merepotkan admin dikala melaksanakan rekapitulasi. Ada kalanya kita dihadapkan pada kondisi harus berubah aplikasi, misal pada pertemuan bulan ini memakai Zoom, tetapi alasannya adalah sesuatu hal bulan depan mesti menggunakan Google Meet atau Cisco Webex.
- Data yang dapat dikumpulkan dari penerima meeting terbatas alasannya kekurangan aplikasi. Dikarenakan fitur tersebut bawaan aplikasi, sering kali kita tidak dapat memodifikasi form absensi sesuai keperluan kita.
- Dikarenakan kurang lengkapnya data yang diperoleh maka data tersebut tidak dapat digunakan untuk keperluan evaluasi data penerima meeting, misalnya umur, kegemaran, produk favorit.
Fungsi Absensi Online
Absensi konvensional berupa tanda tangan di form absensi sekarang tidak lagi mampu digunakan alasannya kondisi yang tidak memungkinkan untuk pertemuan tatap paras , oleh karena form absensi online menjadi opsi terbaik. Meskipun berlainan media, ketidakhadiran penerima pertemuan tetap mempunyai fungsi yang serupa, antara lain:
- Untuk mengenali data penerima konferensi yang hadir dalam pertemuan online. Apabila pertemuan online cuma disertai oleh kurang dari 20 orang, pasti akan sangat gampang mendata penerima. Namun bila konferensi diikuti oleh ratusan akseptor dengan tata cara open invitation (ajakan terbuka) tentu sungguh dibutuhkan suatu sistem absensi online yang rincian semoga data diperoleh lengkap dan sesuai kebutuhan.
- Data ketidakhadiran menjadi bahan untuk laporan pertanggungjawaban program. Pada pertemuan tatap paras ketidakhadiran digunakan untuk pertanggungjawaban konsumsi. Hal ini berbeda dengan konferensi online yang dibarengi peserta dari berbagai kawasan, maka pada laporan pertanggungjawaban aktivitas kita mampu melaporkan data peserta secara lebih rincian misal jumlah peserta, kawasan asal peserta, instansi asal, dan data lain yang sekiranya dibutuhkan.
- Pengumpulan data untuk kebutuhan di era yang hendak datang. Sebagai contoh panitia sebuah program memiliki kebijakan bahwa setelah acara tamat, setiap peserta pelatihan online akan dikirimi hadiah. Maka data ketidakhadiran online tersebut menjadi sumber data untuk menentukan item yang mau dikirimkan dan alamat pengantaran. Nomor HP dan alamat email yang dikumpulkan lewat form absensi online dapat juga digunkan untuk keperluan marketing.
Langkah Awal
Sebelum membuat form ketidakhadiran online menggunakan Google Form, ada beberapa langkah pendahuluan yang perlu dijalankan alasannya hal ini akan menentukan data apa saja yang perlu kita masukkan ke dalam form ketidakhadiran online, adalah:
- Identifikasi pertemuan tersebut selaku pertemuan berkala , konferensi kecil, pertemuan besar, pelatihan, kelas, promosi produk, rapat, dsb. Jika acara tersebut berupa rapat kecil dan pesertanya tetap, maka form ketidakhadiran rapat tersebut mampu kita buat secara sederhana, misal nama, jabatan, divisi, kedatangan.
- Identifikasi peserta pertemuan/rapat tersebut siapa pun. Jika program yang hendak dibuatkan absensi yakni kelas suatu sekolah, maka pesertanya yaitu siswa. Untuk menciptakan absensi online siswa maka data yang diisikan pada waktu ketidakhadiran tidak butuhterlalu rumit, justru pada beberapa bab perlu dikunci untuk validasi data, misal NIM (nomor induk siswa), kelas, dan mata pelajaran. Sebaliknya kalau konferensi itu terkait pemasaran sebuah produk, maka panitia harus bisa mendapatkan data partisipan yang lebih rincian untuk kepentikan penawaran spesial/marketing.
- Inventarisir data apa saja yang ingin ditemukan dari penerima pertemuan, misal nama, alamat, instansi/kantor/perusahaan, nomor HP, dan alamat email. Sebagai contoh pantia mempunyai kebijakan sehabis konferensi akhir panitia akan mengirimkan souvenir terhadap setiap akseptor/partisipan, maka di form ketidakhadiran online dapat disertakan isian alamat dan nomor HP.
Cara Membuat Absensi Online Menggunakan Google Form
1. Pertama-tama buka web Google Drive, kemudian klik My Drive.
2. Agar file-file dalam Google Drive rapi, buat folder terlebih dahulu untuk lokasi penyimpanan form ketidakhadiran yang akan dibuat. Pada contoh aku membuat folder dengan nama “Google Form”. Nantinya file google form dan response-nya akan berada di folder tersebut.
3. Pilih New > Google Forms > Blank Form. Kita akan mengawali dengan form kosong walaupun Google menawarkan banyak template yang bisa kita gunakan secara gratis.
Pada contoh kali ini kita akan menciptakan form ketidakhadiran untuk launching produk skin care, nantinya setiap peserta akan dikirimi sample produk, oleh alasannya itu penerima wajib memasukkan alamat. Selain itu, untuk kebutuhan marketing penyelenggara akan meminta penerima untuk memasukkan nomor HP, alamat email.
Struktur ketidakhadiran online Google Form adalah selaku berikut :
- Header
Diisi nama program dan deskripsi acara. Dikarenakan acara ini ditujukan untuk wanita, tema warna dipilih warna pink dan ditambahkan gambaran gambar kosmetik.
- Daftar pertanyaan
Ada beberapa pertanyaan yang akan timbul di dalam form, yakni :
a. Nama > Short Answer > ditambah deskripsi mohon “Mohon isikan nama lengkap untuk membuat lebih mudah pengiriman sample produk”
b. Nomor HP > Short Answer
c. Alamat Email > Short Answer > Response Validation > Text > Email address. Hal ini untuk mengarahkan penerima supaya mengisi alamat email dengan format yang tepat. Anda bisa saja mendapatkan alamat email akseptor lewat pilihan “Collect email address” di sajian Send. Namun sajian input email akan timbul di pertanyaan pertama dan menciptakan penampilan menjadi kurang manis, sehingga saya lebih suka menambahkan isian email sendiri.
d. Alamat pengiriman sample produk > Short answer.
e. HADIR > kolom question kosong, dan jawaban multiple choise.
Hasil tamat form ketidakhadiran online dengan Google Form yakni selaku berikut:
Pengaturan Tambahan
- Untuk membagikan link Google Form, Anda mampu klik tombol SEND di pojok kanan atas. Gunakan link shortener (pemendek link) agar link tidak terlalu panjang.
- Admin dapat menambahkan pengaturan satu orang hanya dapat mengirimkan data satu kali di menu Setting > Requires 1 response
- Untuk menciptakan partisipan mampu melihat dan mengedit data yang telah dikirimkan, admin mampu
mencentang pada pilihan Respondents can edit after submit dan see summary chart and text response.
- Google form dapat juga ditempelkan (embed) pada website caranya dengan klik Send > kemudian pilih “<>
“, dan taruh pada halaman website yang sudah disediakan.
Demikianlah bimbingan cara menciptakan absensi online memakai Google Form.
Selamat menjajal .
Keyword : Absensi online, absensi online siswa, ketidakhadiran online rapat, tata cara absensi online, absensi zoom, absensi google meet, menciptakan absensi online, cara menciptakan ketidakhadiran online, cara menciptakan ketidakhadiran online google form, ketidakhadiran online gratis, kekurangan absensi online, tutorial membuat ketidakhadiran online, template absensi.
Sumber mesti di isi