Sebuah perusahaan senantiasa mengedepankan efisiensi dan efektifitas. Bagaimana caranya meraih tujuan dengan tindakan efektif dan dengan ongkos yang serendah mungkin, terlebih jikalau bukan demi laba. Terkait dengan efisiensi, ternyata arsip juga mampu membuat sebuah perusahaan menjadi tidak efisien. Contoh kasusnya yaitu sebagai berikut:
Setiap tahun bagian Human Resource Development (HRD) menerbitkan Surat Keputusan (SK) pengangkatan pegawai, SK kenaikan pangkat, SK rolling pegawai, serta SK penghentian pegawai. Nah, semua SK tersebut nyaris seluruhnya kuat pada pembayaran gaji yang dijalankan oleh bab keuangan. Karena SK tersebut yang mempublikasikan bagian HRD, maka tentu saja HRD menyimpan arsip di lemari arsip HRD. Kebetulan tiap-tiap bab diberikan lemari arsip sesuai kebutuhan dan hanya bab itu pula yang memiliki terusan kepada lemari arsip tersebut. Lalu bab keuangan juga merasa perlu menyimpan arsip SK tersebut karena menurut mereka itu berafiliasi dengan pembayaran gaji. Bagian keuangan malah menyimpan 2 copy, 1 disimpan di odner khusus SK, dan 1 dilampirkan pada dokumen pembayaran honor. Jadi di perusahaan tersebut terdapat 3 rangkap arsip SK yang sama dan disimpan di tempat berbeda.
Kasus yang kedua yakni problem surat keluar. Di sebuah kantor, surat dikonsep oleh bab A dan ditanda tangani oleh kepala kantor. Setiap surat yang ditanda tangani oleh kepala kantor pasti penomorannya memakai arahan kepala kantor dan sekretaris kepala kantor tersebut menyimpan 1 copy surat keluar tersebut. Di segi lain, bab A yang mengonsep surat tersebut juga merasa wajib menyimpan arsip surat tersebut karena itu yaitu bab dari bidang pekerjaannya. Jadi di kantor tersebut terdapat 2 rangkap arsip surat keluar yang serupa.
Dua perkara di atas memberikan adanya pemborosan dalam kearsipan. Kan hanya kertas? Masalah arsip bukan cuma problem kertasnya saja. Kalau kertas tentu saja sudah jelas, misal ada 1000 SK, bermakna yang disimpan ada 3000 lembar SK. Kemudian untuk surat keluar contohnya ada 2000, maka menjadi 4000 copy. Jadi pemborosannya sebanyak 4000 lembar. Jika hal itu berlangsung bertahun-tahun hasilnya akan terjadi pemborosan tempat untuk menyimpan arsip.
Solusi
Ada 2 penyelesaian yang mampu dijalankan, yaitu menciptakan map kepentingan tiap-tiap bab memakai contoh tabel di bawah ini. Dengan tabel tersebut, maka akan hanya 1 bagian saja yang boleh menyimpan 1 arsip semoga tidak terjadi duplikasi. Misalnya SK peningkatan pangkat, lebih vital mana antara bagian HRD dengan keuangan. Jika ternyata lebih vital HRD, mempunyai arti file SK disimpan oleh HRD, sedangkan untuk keuangan cukup rekapnya saja.
Solusi kedua yaitu dengan mempergunakan IT, yakni dengan membuat database yang lengkap dan scan semua dokumen ke dalam bentuk .pdf.
– DATABASE
Dengan adanya database maka bila keuangan memerlukan data tinggal membuka komputer saja, akses data yang dibutuhkan. Makara tidak perlu sulit-sulit ke bab HRD minta copy SK. Salah satu point penting dalam database yaitu hak susukan yang perlu dikontrol, misal bagian keuangan hanya mampu mengakses data A, B, C. Makara tidak semua data bisa diakses oleh semua pegawai.
– SCAN
Saat ini banyak perusahaan yang telah menerapkan kebijakan paperless. Surat menyurat dilakukan melalui email, dan arsip-arsip disimpan juga dalam bentuk softcopy. Bahkan ada perusahaan yang menyimpan arsipnya di internet dengan tujuan untuk pengawalan jika di saat-waktu terjadi gempa bumi atau kebakaran.
Demikian tips sederahana mengenai kearsipan, semoga bermanfaat..
Sumber mesti di isi