Saya punya pengalaman berguna terkait dengan persoalan folder dan file di komputer. Jadi ceritanya begini, beberapa bulan kemudian aku menerima peran menggantikan rekan kerja aku yang harus training selama 1 bulan. Mendadak, dan sialnya sesudah rekan saya masuk asrama, handphone-nya ditahan oleh panitia selama kurun pendidikan sehingga saya tidak bisa menghubunginya.
Pada hari pertama aku duduk di depan komputer rekan saya tersebut saya cuma bengong dan galau. Meskipun saya pernah duduk di posisi itu bertahun-tahun lalu, namun kali ini saya betul-betul resah. Bingung bukan sebab tidak tahu job description, namun karena saya tidak tahu file-file yang diharapkan ditaruh dimana. Semuanya kacau balau alasannya adalah aku juga tidak diberikan catatan sama sekali. Ada pekerjaan tahun 2012 tetapi file yang dipakai masih file 2011 dan hanya di-edit saja tanpa di rename. File-file laporan bulanan tidak ditempatkan dalam 1 folder sehingga membuat aku pusing tujuh keliling mencari tahu laporan apa saja yang harus aku buat. Benar-benar petaka buat saya. Andai saja folder dan file tersusun rapi niscaya saya akan dengan gampang meneruskan pekerjaan rekan aku.
Mengelola data di komputer itu sama dengan mengorganisir arsip di gudang arsip, harus ada persyaratan operasional dan prosedur (SOP) yang mengatur penempatan file. Apa maksudnya?
- Menciptakan keteraturan dan kerapian file selaku upaya internal control.
- Memudahkan proses backup. Back up secara manual akan lebih gampang dilaksanakan jikalau file sudah tersusun rapi.
- Memudahkan proses peralihan peran. Pegawai pengganti akan lebih singkat mengerti pekerjaan bila file tersusun rapi, alasannya kalau tidak rapi alhasil akan mirip yang saya alami di atas 🙂
Bagaimana Cara Mengatur Folder dan File di Komputer?
Setahu aku tidak ada aturan baku tentang cara menyusun file di dalam komputer. Namun semoga lebih mudah kita ibaratkan file-file di komputer adalah sekumpulan arsip yang harus disusun rapi menurut tanggal, nama client, dsb. Langkah-langkah yang mampu dilaksanakan yaitu selaku berikut:
1. Analisa terlebih dulu data di perusahaan mirip apa, misal file laporan, proyek, atau data personal.
2. Buat kerangka struktur folder. Struktur ini tergantung selera masing-masing perusahaan, mampu menurut tahun, bulan, proyek, atau person. Berikut adalah pola struktur folder sederhana yang bisa dijadikan tumpuan :
Kaprikornus folder utama yaitu My Documents, di bawahnya terdapat folder Laporan, Proyek, dan Personal.
– Folder Laporan berisi file laporan bulanan dan laporan tahunan.
– Folder Proyek berisi folder Gedung Hasanah, ialah proyek yang dilaksanakan. Di dalam folder Gedung Hasanah tersebut terdapat folder Pembelian Bahan, Realisasi, dan Desain.
– Folder Personal berisi file personal pegawai. Pegawai perlu dibuatkan folder tersendiri agak file personal tidak berceceran. Dan jikalau ketika-waktu terjadi hal-hal yang tidak dikehendaki, maka folder Laporan dan Proyek menerima prioritas pertama untuk diselamatkan.
3. Buat patokan penamaan file. Nama file yang terkesan sembarangan akan menyusahkan kita waktu mencarinya. Misalnya ada file laporan penjualan hanya diberi nama “lap penj.xlsx”. Penamaan tersebut tidak mewakili isi file dan tidak mempunyai ciri spesifik yang membuatnya gampang dimengerti. Bagaimana jikalau kita ganti menjadi “lap penjualan bln agustus 2012.xlsx”. Jelas kan? Bahkan tanpa membuka file tersebut kita akan tahu bahwa file tersebut berisi laporan penjualan bulan agustus tahun 2012. Lalu letaknya? Sebaiknya diseragamkan misal seluruh laporan penjualan diletakkan di folder “LAPORAN PENJUALAN 2012”.
Dengan tiga langkah di atas, agar file-file di komputer Anda menjadi rapi. Semoga berfaedah..
Sumber harus di isi