Google Mail atau umumkita sebut Gmail memiliki fitur Template untuk memudahkan kita waktu mengantaremail yang telah ditentukan formatnya. Dengan menggunakan template kita tidak perlu mengetik ulang surat yang akan dikirimkan. Fungsi template pada Gmail mampu digabungkan dengan fungsi filter, contohnya surat dari PT A akan otomatis menerima akhir dengan template “Balasan PT A”.
Untuk menggunakan membuat dan memakai template pada Gmail langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Mengaktifkan Fungsi Email Template (Canned Responses)
Pada Gmail fitur Template disebut Canned Responese. Untuk menggunakannya pastikan fitur ini sudah diaktifkan. Jika belum aktif secepatnya masuk ke manu option dengan klik gambar gir pada pojok kanan atas. Pilih Labs dan cari kata Canned Responses dan klik Enable.
2. Membuat Template Email
Untuk menciptakan Template atau Canned Responses, klik Compose sehingga timbul performa untuk menulis email. Jika Anda memakai Signature akan muncul Signaturenya. Nah untuk keperluan menciptakan canned responses, hapus saja signature yang muncul alasannya bila tidak dihapus maka akan menjadikan signature ganda.
Tulislah format template balasan email yang akan dibuat, setelah selesai klik tanda segitiga terbalik di bagian kanan bawah dan pilih Save > New Canned Responses. Berilah nama yang informatif untuk template yang Anda buat.
3. Menggunakan Canned Responses
Canned Reponses dapat digunakan pada ketika compose email gres maupun ketika membalas email. Caranya sama, yaitu klik segitiga terbalik, pilih Canned Response, dan pilih Insert Balasan PT A.
4. Mengedit Canned Response
Untuk mengedit Canned Responses caranya compose email baru, insert canned response yang akan diedit. Setelah itu edit template sesuai impian kita. Untuk menyimpannya klik segitiga terbalik, Save Balasan PT A. Dengan cara ini maka kita sudah mereplace template usang dengan template baru.
5. Menghapus Canned Responses
Untuk menghapus Canned Responses sangat mudah, klik Compose email, klik segitiga terbalik, pilih delete > Balasan PT A.
Selamat menjajal ..
Sumber harus di isi