Saat ini email atau electronic mail telah menjadi kebutuhan dalam komunikasi di perusahaan atau pemerintahan. Email bisa meminimalkan waktu yang diharapkan untuk pengiriman surat dalam bentuk fisik. Selain itu email juga dapat menghemat biaya pembelian kertas, amplop, prangko, dan biaya pengantaran surat melalui Pos atau jasa pengantaran lainnya.
Menulis email resmi intinya sama dengan menulis email kepada sobat, namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan alasannya email resmi ialah komunikasi resmi antar perusahaan atau instansi, sehingga format dan gaya bahasa harus mengikuti tata cara penulisan surat resmi.
Berikut adalah beberapa tips, budbahasa, dan tata program yang perlu Anda amati dalam menulis surat resmi/ formal:
1. Alamat Email
Alamat email yang digunakan untuk email perusahaan semestinya bukan email pribadi ataupun sebaliknya, jangan gunakan alamat email perusahaan untuk komunikasi yang bersifat pribadi. Perusahaan Anda mempunyai hak untuk membaca segala bentuk komunikasi yang terjadi lewat email kantor. Ini berarti, segala e-mail yang berisi lisan cinta, ganjalan terhadap bos, atau segala hal yang personal seharusnya dijalankan lewat akun eksklusif saja. Plus, Anda bisa dinilai sebagai orang yang malas jikalau ada rekan kerja yang menganggap Anda sedang melakukan acara eksklusif di jam kerja.
Kantor biasanya mempunyai alamat email dengan nama domain situs perusahaan, contohnya gosip@abcdef.com. Buatlah alamat email yang singkat tetapi dapat memperlihatkan kesan yang bagus. Boleh jadi nama Anda “Bunga Marinda”, sebaiknya hindari alamat yang agak alay, contohnya “sebutsajaakubunga@abcdef.com. Akan lebih menawarkan kesan baik jikalau namanya diganti “bungamarinda@abcdef.com” atau “marinda@abcdef.com.
2. Subjek
Berikan Subjek atau judul yang secara akurat mencerminkan isi email Anda. Jika memang berisi laporan pemasaran, buatlah subjek yang mampu eksklusif diketahui tanpa membuka email tersebut, misalnya Laporan Penjualan Bulan September 2014. Bayangkan saja jika subjeknya cuma Lap Penjualan dan isi email hanya tertulis “terlampir laporan pemasaran”. Suatu saat jika kita akan mencari email tersebut dengan keyword penjualan, maka alhasil terlalu banyak, kalau keywordnya pemasaran september, maka tidak akan ditemukan sebab kata september tidak ada.
3. Pembuka
Saat menulis surat resmi, Anda tidak butuhbertele-tele menanyakan kabar, menanyakan kesehatan, menanyakan anaknya sudah berapa, dsb. Sebagaimana surat resmi, kalimat pembuka untuk email resmi cukup “sehubungan dengan.. dan seterusnya..”
4. Kalimat Isi
Dalam penulisan email resmi, sebaiknya hindari penulisan email yang singkat dan langsung pada poinya saja. Tidak lucu kan contohnya isi email hanya “penawaran harga”. Singkat namun tidak jelas. Tulis email secara runtut, jelaskan dengan kalimat yang paling gampang dimengerti semoga tidak menyebabkan kebingungan.
5. Penutup
Akhiri email dengan “Terima kasih atas kerja samanya”, atau bila surat tersebut adalah untuk mendapat keputusan, tutuplah surat tersebut dengan “Demikian disampaikan untuk menerima keputusan”. Dan jangan lupa, pastikan akhiri email dengan kata “Terima kasih”, “Hormat aku”, atau “Salam” dan nama Anda ditulis dengan baik, contohnya Ratri Nareswari, atau Ratri N dan tidak sekedar “ratri”. Anda juga bisa menyertakan signature biar menunjukkan kesan lebih baik lagi.
6. Pemilihan Kata / Diksi
Dalam menulis email resmi, pilih kata yang tidak menyebabkan kerancuan. Selain itu gunakan kata yang paling sempurna dan seakurat mungkin untuk merefleksikan intonasi nada Anda dan menyingkir dari kesalahpahaman. Jangan mengetikkan kalimat dalam karakter besar. Penggunaan abjad besar merefleksikan kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau melakukan aksentuasi. Jika Anda ingin memakai bold pada goresan pena Anda, maka Anda mesti mengetahui maksud dari kata yang di cetak tebal. Tulis email sesuai Ejaan Yang Disempurnakan, mengetik email Anda dengan memakai huruf kecil semua akan menawarkan pandangan kurangnya pendidikan atau kemalasan.
7. Waktu Mengirimkan Email
Ada beberapa orang yang membuka email kantor di ponsel pintar sehingga setiap ada email masuk akan ada notifikasi di smartphonenya. Agar tidak menganggu waktu eksklusif orang yang kita kirimi email, semestinya jangan mengirimkan email yang berkaitan dengan pekerjaan setelah jam kerja usai.
8. Lampiran / Attachment
Beberapa perusahaan menerapkan batasan ukuran file yang dapat diterima lewat email kantor, contohnya email yang attachment-nya lebih dari 2 MB tidak dapat diterima. Saat mengantarlampiran dalam ukuran besar, senantiasa ”zip” atau kompres file Anda sebelum pengantaran.
9. Tembusan – CC dan BCC
Dalam sebuah perusahaan, kadang ada aturan kalau staf mengirim email resmi kepada pihak luar, harus ditembuskan ke pimpinan perusahaan semoga pimpinan perusahaan mengenali bahwa ada email terkirim dari perusahaan terhadap pihak luar. Nah pada email diketahui istilah CC dan BCC, ya semacam tembusan jikalau surat fisik.
Cc yaitu akronim dari Carbon Copy. Alamat email yang dimasukkan dalam CC ini akan tetap terbaca oleh akseptor email utama. Misalnya email kepada (To) Mr. Han, CC : Mrs Han. Makan Mr. Han akan mengetahui kalau email tersebut ditembuskan ke Mrs. Han.
Sedangkan BCC yakni Blind Carbon Copy. Jika Anda memasukkan alamat email di To, CC, dan BCC, maka BCC tidak mampu dibaca oleh To dan BCC. Artinya, dikala Anda menuliskan alamat tujuan di bagian tersebut, maka alamat tersebut tak akan terlihat di e-mail si penerima. Ketika Anda mendapatkan e-mail dari orang lain, dan alamat e-mail Anda tidak terlihat di daftar kiriman, ini mempunyai arti bahwa si pengantartak ingin ada orang lain mengenali bahwa Anda mendapatkan e-mail tersebut. Ilustrasinya begini, saya mengirim email ke Mr. Han, kemudian di BCC saya masukkan alamat email Mrs. Han. Ketika Mr. Han membaca email, ia hanya akan tahu bahwa email tersebut cuma ke Mr. Han seorang, padahal kenyataannya juga diantarke Mrs. Han.
10. Forward Email
Ketika Anda menerima email yang berisi postingan yang menawan, Anda kadang meneruskan (forward) ke sobat-teman Anda. Hal ini tidak dilema bila Anda menggunakan alamat email langsung. Namun bila Anda memforward email tersebut terhadap atasan, partner bisnis, rekan kerja, atau client, seharusnya jangan pernah Anda kerjakan betapapun bagusnya email tersebut. Apalagi jikalau email tersebut berisi informasi politik, SARA, atau kontroversial.
11. Periksa Sebelum Dikirim
Salah satu cara memeriksa email sebelum dikirim yaitu dengan membacanya dengan keras, hal ini untuk memutuskan kata-kata yang Anda pilih dibaca dengan intonasi dan penitikberatan yang sempurna. Pastikan juga tanda baca dan penggunaan huruf kapital telah benar. Jika Anda telah benar-benar yakin, gres kirimkan email tersebut.
Semoga bermanfaat.
Disarikan dari aneka macam sumber
Sumber mesti di isi