Membuat desain surat yang mempunyai format persyaratan menurut peraturan atau kebijakan perusahaan memang kerap kali menjadi pekerjaan yang membosankan bagi sebagian orang. Kesalahan paling kerap terjadi yakni pada pengisian Tanggal, Bulan dan Tahun dalam penulisan dokumen. Copy dan Paste menjadi sobat paling setia dikala kita mendapat tugas mengkonsep surat yang serupa tetapi berlainan tujuan peserta. Misalnya data yang kita miliki adalah Persetujuan atas perlindungan dari PT. Angin Ribut. Jika kita ingin membuat kesepakatan yang baru maka kita akan mengganti alamat surat menjadi PT. Gawat Darurat, dan hal yang paling sederhana kita kerjakan ialah membuka file Permohonan bantuan PT. Angin Ribut, mengganti tujuan surat menjadi PT. Gawat Darurat, mengganti tanggal dan besarnya sumbangan yang hendak diberikan serta save file as (menyimpan file dengan nama yang berlawanan) dalam satu folder yang sama.
Jika kita sudah mempunyai format surat standar yang rutin kita buat dan hanya memerlukan sedikit pergeseran pada bab-bagian tertentu sebetulnya kita sudah mampu menggunakan tunjangan dari microsoft excel selaku database untuk mempermudah pekerjaan ini dengan memakai kemudahan mailing merge yang ditawarkan oleh om Gates dan rekan-rekannya di microsoft office word. Bagaimana cara kerjanya? Mari amati petunjuk di bawah ini
- Hal pertama yang harus disediakan adalah file surat/dokumen apapun yang telah di standardisasikan penggunaannya. Biasanya isi surat/dokumen tersebut hanya perlu sedikit pergeseran pada beberapa bab isinya.
- Kedua, analisa pergeseran data apa saja yang dibutuhkan dalam format surat yang kita buat, selanjutnya buatlah database isi dokumen tersebut di excel. Sebagai acuan misalkan kita membuat database tanggal, alamat surat, masa berlaku, dan penandatangan dokumen.
- Aktifkan mailing merge di word file yang akan kita buat koneksi datanya. Kemudian koneksikan file word tersebut dengan database excel yang telah kita buat tadi untuk mengambil field data yang sudah disiapkan.
- Langkah terakhir teman kantorkita tinggal menempatkan field data dimana pergeseran akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan surat tersebut. Untuk menyaksikan hasil tamat dari surat/dokumen yang telah kita buat, kerjakan dengan mengklik gambar beling pembesar pada ribbon, lalu tanda panah kanan untuk melihat surat yang lain.
Sekarang, untuk menciptakan surat/dokumen, sobat kantor kita cuma perlu membuka file database excel dan mengisi daftar yang ada di dalam data tersebut. Langkah mailing merge ini, selain meminimalkan penggunaan memory juga mampu dipakai sebagai arsip untuk mempermudah mencari file kerja.
Selamat beraktifitas, yes we can!
Sumber mesti di isi