Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, saban hari kita juga melaksanakan panggilan atau mendapatkan telepon. Namun bagi suatu kantor atau perusahaan, mendapatkan telepon pun ada tolok ukur operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus diatur? karena segala hal itu ada unggah-ungguh-nya dan di saat mengangkat telepon kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon. Oleh karena itu untuk menghormati penelpon dan menunjukkan bahwa kantor kita yaitu kantor yang “bonafit” maka perlu ada sistem menerima telepon di kantor :
Adapun sistem mendapatkan telepon yakni sebagai berikut :
- Pada ketika telepon berbunyi, seharusnya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan bergairah, karena hal itu memberikan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
- Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan bunyi terperinci dan tidak buru-buru. Misal: “PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada yang bisa dibantu?”
- Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang mampu aku bantu?
- Dengarkan baik-baik seruan penelepon, jangan memotong pembicaraan.
- Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan secepatnya terhadap orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut terhadap orang yang dituju.
- Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka peserta telepon mesti mampu mendapatkan pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan terperinci, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut hingga kepada orang yang dimaksud.
- Sebelum menyelesaikan obrolan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah masih ada yang mampu dibantu. Anda bisa menyampaikan, “Mohon maaf, apakah ada hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda mampu memakai kata maaf maupun tidak.
- Ucapkan terima kasih pada setiap tamat obrolan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
- Beri peluang terhadap penelepon untuk menutup telepon apalagi dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
- Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara lewat telepon sebab sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dicicipi oleh musuh bicara.
Hal-hal yang perlu diamati:
- Sikap mau membantu.
- Jaga intonasi bunyi, jangan terlalu lemah namun juga jangan terlalu keras seperti orang sedang murka.
- Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
- Jangan mengangkat telepon kalau Anda masih berbicara dengan orang lain.
- Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
- Jangan menguap.
- Jangan memangkas obrolan.
- Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekeliling Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
- Gunakan sapaan atau kalimat yang berlawanan-beda sehingga tidak terkesan kaku.
- Hindari menelepon pada keadaan ribut di sekeliling Anda.
Demikian kiat mendapatkan telepon di kantor, agar berfaedah.
Sumber mesti di isi